Vemos cómo organizar un evento. Puede parecer una tarea increíblemente abrumadora. Y sin organización y sin pensar en el futuro, puede serlo. Bueno, vamos a trabajar para evitar eso, desde los meses de preparación de antemano hasta el mantenimiento de la calma en los días anteriores. También puedes hacer un curso de organización de eventos.
Meses de planificación por venir
Definir el propósito del evento. Tener una o dos frases en la cabeza le ayudará a dirigir el evento en la dirección correcta. ¿Lo está planeando para educar a su comunidad? ¿Persuadir a los donantes potenciales para obtener fondos? ¿Para celebrar a una persona o grupo de personas? Acérquese lo más posible. Sea lo que sea que estés haciendo (ya sea educando, persuadiendo, celebrando, etc.), ¿por qué lo estás haciendo?
Piensa en ello como tu declaración de misión. Su marco para el éxito. Cuando sabes exactamente lo que quieres hacer, ¡es mucho más fácil hacerlo! Esto vale para todo tipo de eventos, incluso para despedidas de soltera.
Cómo organizar eventos: Fijar metas
¿Qué es lo que quieres lograr exactamente? No cuánta gente quieres que aparezca, ni el hecho de que el evento se desarrolle con normalidad. ¿Qué quieres que salga de todo esto? ¿Convencer a 5 personas? ¿Ganar dinero? ¿Cambiaron las mentes? ¿La gente está emocionada?
Piensa en las tres cosas que desearías que sucedieran como resultado de este evento y concéntrate en que se conviertan en realidad. Tal vez un objetivo es financiero, otro es social y otro es personal. ¡Depende de ti!
Reunir a los voluntarios
Es necesario contar con buenos miembros de equipo con diferentes habilidades. Ellos pueden ayudar con todo, desde la preparación de horarios y presupuestos, hasta hacer invitaciones y carteles, hasta dar la bienvenida a los invitados y hacer el trabajo sucio de limpiar después. En otras palabras, pueden ayudarle a hacer las cosas. Y si puede, consiga voluntarios en los que confíe!
Asegúrese de mantener a los miembros del equipo y a los supervisores “al día” con sus planes. La colaboración puede hacer su trabajo más fácil. Cuando les pida que le ayuden, sea lo más completo posible desde el principio, desde las expectativas para ellos y su nivel de participación.
Si no se encuentra en una situación en la que sea factible encontrar voluntarios, contrate a un equipo. Todo depende del tipo de evento que estés organizando. Es posible que el lugar de reunión pueda proporcionarle uno o que usted pueda hacerlo a través de una agencia de empleo externa.
Preparar un presupuesto
Todos los posibles gastos, ingresos, patrocinadores y gastos contingentes deben ser incluidos. Si no hace un presupuesto, terminará con un fajo de recibos, una cartera vacía y sin idea de lo que acaba de ocurrir. Sea realista desde el primer día para que no se vean sorpresas el día de hoy!
Encuentre maneras de mantener los costos bajos. ¿Puedes conseguir voluntarios para trabajar gratis? Considere lugares más baratos (como la casa de alguien)? Recuerde: una reunión pequeña y sencilla que va bien siempre es más impresionante que una fiesta lanzada a los nueve que es un fracaso.
Decidir la hora y el lugar
Esto es lo más importante cuando se trata de su evento. A qué hora y en qué lugar. Usted quiere un momento en el que todos estén libres y un lugar que sea un lugar conveniente. Y algo que usted puede permitirse reservar!
Revise el calendario de su comunidad y considere su audiencia. Si estás trabajando con un grupo de mamás que se quedan en casa, durante el día y en el vecindario es tu mejor opción (tal vez con alguna niñera ofrecida, también?) Si estás canalizando estudiantes, haz una noche de semana en el centro de la ciudad. Si puedes, ve a donde ya están.
Por supuesto, algunos lugares necesitan ser reservados. Póngase en contacto con el lugar que está pensando usar tan pronto como sea posible. ¡Ellos pueden estar más ocupados que usted!
Piense en la logística
Logística para todo. ¿Cómo será el estacionamiento? ¿Qué pasa con la accesibilidad de las personas con discapacidad? ¿Qué puede hacer con el tamaño de su espacio? ¿Qué equipo necesitará? ¿Qué artículos adicionales (agua potable para los oradores, insignias, folletos) necesitará que serán gastos adicionales? ¿Cuántas personas se necesitan para que realmente funcione sin problemas?
Es importante que te sientes un minuto contigo mismo (y con tu equipo) y consideres todos los lados de la historia. ¿Existe algún obstáculo que se pueda prever y prevenir? ¿Algún invitado especial que necesite ser alojado? ¿Hay que hacer alguna excepción?
Piense en el marketing y la publicidad
Mientras estás en el rollo que eres, prepara un póster borrador. Debe incluir la fecha tentativa, la hora, el lugar, el invitado principal, el nombre del evento y un tema o lema para el evento. Ya que es tan temprano, puedes tomarte tu tiempo en esto — ¡pero es mejor preparar una versión preliminar ahora para ver cómo todo está saliendo bien!
Piensa también en otras formas de hacer correr la voz. ¿Balas de correo electrónico? ¿Correo postal? Facebook, Twitter, las otras dos docenas de sitios web de eventos (más sobre eso en un momento)? ¿Qué se necesita antes del evento para llevar a la gente allí y qué se necesita en el evento para mantenerlos?
Organícese
Es muy posible que te sientas como un hurón con la cabeza cortada ahora mismo. Respira hondo y abre Excel. Preparar un borrador del programa de actividades del evento. Haz algunas hojas de cálculo para organizar tus pensamientos. Puede parecer un papeleo innecesario ahora, pero en dos meses usted estará agradeciendo profusamente a su pasado por cuidar de usted.
Prepare un cronograma (con fechas límite) para cada actividad. Escriba los nombres de todos y dónde los necesitan y cuándo. De esta manera usted puede organizarse y responder a cualquier pregunta futura de los demás. Si tienes alguna duda puedes hacer cursos de organizar eventos. ¿Sabes ya cómo organizar un evento?
