Todas las empresas almacenan gran cantidad de documentación sobre de la identidad de nuestros clientes o usuarios. Puede que en algún momento necesitamos una empresa de destrucción de documentos para preservar la confidencialidad, ya que no deben tirarse a la basura.
¿Hay que destruir documentos?
Es posible que en una empresa se acumulen cantidad de documentos y papeles con información personal de clientes, proveedores, socios… Tal vez sean antiguos y ya no constituyan un valor para la empresa. Sin embargo todos esos documentos pueden contener información confidencial, y no podemos tirarlos a la basura. Entonces… ¿Qué debemos hacer? Vemos como proceder para la destrucción de documentos confidencial y segura.
Existe una Ley Orgánica de Protección de datos que obliga a la empresa a destruir toda esta documentación, en lugar de tirarla a la basura. De no hacerlo debidamente podríamos enfrentarnos a sanciones o multas. Por ello hay que destruir los documentos.
Lo primero que hay que hacer es tratar la documentación almacenada de dos formas distintas: en formato físico o digital. Cada una de estas formas de almacenar información tiene su forma de eliminarla. Hay que ser muy cuidadoso, porque no serlo la información personal puede llegar a terceros y la empresa puede tener problemas.
¿Cómo destruir la documentación?
Lo primero que hay que hacer, si la información está en formato físico, es la de destruirla. Para ello necesitaremos una trituradora de papel o incluso se puede contratar una empresa que se dedique a destruir papel. De esta forma preservaremos la confidencialidad, el anonimato y la seguridad de las personas que han trabajado con dicha empresa. Incluso pueden haber números de cuentas bancarias u otros datos que puedan ser de interés para estafas u otro tipo de fraudes.
Por ello muchas empresas optan por digitalizar la información en el mismo momento en el que se le es entregada. Aporta muchas ventajas, ya que no hay que gastar dinero en tinta, ni en papel. También aumenta la seguridad de la información. Pero también hay que distribuirla de forma adecuada. Esta información se puede almacenar en bases de datos y archivos. Luego no se puede preservar indefinidamente, sino que debe ser eliminada cuando no vaya a ser utilizada. Dejar esa documentación en el ordenador y tirarlo a la basura cuando no se trabaje con él, tampoco es la forma más adecuada. Hay que eliminarlos de forma segura (utilizando las herramientas adecuadas) y, si es muy confidencial, formatearla.
Infórmate de cómo eliminar datos o contrate una empresa
Sea como sea, lo que tienes que tener claro es que no vale con tirar papeles a la basura o eliminar archivos del ordenador. Hay protocolos establecidos, ya sea para eliminar información física, como digital. No seguirlos puede conllevar a problemas legales. Si no está seguro contrate empresas especializadas en la destrucción de archivos y documentos. Es justo que quien prestó datos personales tenga una garantía de que serán tratados de forma confidencial. Realmente nada de lo que eliminemos de forma digital se elimina realmente, pero utilizando las herramientas adecuadas cumpliremos el protocolo y se lo pondremos más difícil a piratas informáticos.
